Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE TENNISVERENIGING BAAMBRUGGE

laatste update:

mei 2021 toegevoegd: schema van aan- en aftreden bestuursleden 

dec 2022 bijgewerkt: schema van aan-en aftreden bestuursleden

Schema van aan- en aftreden bestuursleden:

PREAMBULE

De Tennisvereniging Baambrugge is op 4 maart 1982 opgericht als afdeling tennis van de onderlinge sportvereniging B.E.O.  te Baambrugge. Op 26 mei 1986 is de algemene ledenvergadering van de B.E.O.  akkoord gegaan met verzelfstandiging van de afdeling tennis. De vroegere afdeling is vanaf dat moment verder gegaan als zelfstandige vereniging onder de naam Tennisvereniging Baambrugge. De statuten der vereniging zijn op 8 december 1986 opgenomen in een notariële akte.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN DER LEDEN

Artikel 1

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuur, baancommissie en/of technische commissie.

Artikel 2

De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan het secretariaat van de vereniging te melden. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen voor 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar.

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

VERGADERINGEN

Artikel 4

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding.

Artikel 5

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen voor de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk 3 dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7

Een besluit van of benoeming door de algemene vergadering niet rechtstreeks betrekking hebbende op of voortvloeiende uit een agendapunt der vergadering is ongeldig tenzij artikel 16 leden 9 en 10 van de statuten van toepassing is. Een uitzondering op deze regel geldt indien een zodanig besluit is genomen, of een zodanig benoemde is gekozen, met minstens twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen- blanco stemmen daaronder niet begrepen- en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur geen uitstel duldt, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging.

Artikel 8

De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat ten minste zeven dagen voor de convocatie door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 9

Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

COMMISSIES

Artikel 10

De algemene vergadering kan een of meerdere commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 11

De commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar  benoeming telkens geldend voor een jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft.

Artikel 12

Door de algemene vergadering wordt voor de duur van een jaar een technische commissie gekozen (hierna aangeduid als TC), bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de TC.

Artikel 13

De werkzaamheden van de TC zullen in ieder geval bestaan uit het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden, alsmede de indeling van de competitieteams.

BESLUITVORMING

Artikel 14

Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 15

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 16

In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

BESTUUR

Artikel 17

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. De zittingsduur bedraagt drie jaar. Aftredende bestuursleden zijn tweemaal terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vakature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, had moeten aftreden. A

Artikel 18

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 19

Schade aan de vereniging of een harer bezittingen toegebracht, of mede veroorzaakt, door een of meer leden, kan door het bestuur naar keuze geheel of ten dele op het desbetreffende lid worden verhaald.

Artikel 20

De vereniging, of een lid van het bestuur der vereniging, kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de eigendommen van welke aard ook, van de leden en/of derden, in of buiten de accommodatie en op de banen aanwezig.

Artikel 21

Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 sub c der statuten wordt gesteld op f 2.500,--.

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

Artikel 22

Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a.      Namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen

b.      Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur

c.      De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Ieder lid kan inzage krijgen in de onder a bedoelde administratie.

AANMELDINGSFORMULIER

Artikel 23

Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient in ieder geval vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar- en datum.  

SLOTBEPALINGEN

Artikel 24

Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris een exemplaar van de statuten en van dit reglement.

Artikel 25

In alle gevallen waarin statuten, huishoudelijk reglement en overige reglementen niet voorzien, beslist het bestuur.

Artikel 26

Dit reglement is voor de eerste maal vastgesteld op 8 december 1986.